25/05/2022

Comment réussir son déménagement de siège social ?

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Le siège social d’une entreprise n’est pas éternel. Différentes raisons peuvent vous amener à déménager. Dans ce cas, il faut savoir s’y prendre pour conduire bien ce processus. Il implique souvent une décision consensuelle et la mise en œuvre d’autres moyens pour y arriver. Souhaitez-vous déménager le siège social de votre entreprise ? Découvrez dans cet article comment réussir une telle opération.

Faire appel à un professionnel

Pour réussir le déménagement de votre siège social, vous aurez besoin des services d’un déménageur. Si vous habitez par exemple dans la région liégeoise, faites appel à un professionnel pour le déménagement Gramme à Liège afin d’assurer votre installation en toute sécurité.

Le fait de vous référer à un tel professionnel vous assure la sécurité de vos biens. En effet, le déplacement de certains objets nécessite des précautions pour éviter de les endommager. Ces précautions peuvent impliquer par exemple des démontages/remontages de meubles, des déplacements du rez-de-chaussée au nième étage…

Ces manœuvres nécessitent parfois l’utilisation de machines particulières comme les élévateurs. Le choix de faire appel à un professionnel vous fait gagner du temps, de l’argent et vous évite les encombrements.

Pour garantir la sécurité de vos biens durant le transport, un professionnel utilisera des :

  • emballages de déménagement en carton ;
  • housses ;
  • bacs à verres spécifiques.

Avant de conclure un contrat de déménagement, demandez toujours un devis afin de faire éventuellement un comparatif. Cependant, tenez beaucoup compte de la garantie de sécurité de votre prestataire.

Informer le personnel de la décision du déménagement de siège social

La préparation du déménagement de siège social prend entre 1 et 6 mois. Pour ce faire, commencez toujours par avertir vos collaborateurs les plus proches. Ainsi, ils pourront vous aider à planifier le déménagement afin que celui-ci n’influe pas négativement sur l’activité de l’entreprise.

Vos collaborateurs se chargeront à leur tour de remonter l’information au niveau de leurs équipes afin que tout le personnel soit au même niveau d’information.

Les procédures de communication de cette décision varient selon la taille de l’entreprise. Pour ce faire, certaines instances, comme les conseils et comités, doivent être informées, car cette mesure touche directement les conditions de travail. L’absence de consultation de ces instances peut entraîner l’annulation du déménagement.

Le déménagement ne doit pas se faire sur un coup de tête. Pour cette raison, vous devez informer toutes les parties concernées des raisons du déménagement.

Par ailleurs, le déménagement est l’occasion privilégiée pour faire du ménage au sein de l’entreprise. Si vous avez des appareils ou meubles qui ne servent plus à rien du tout, c’est l’occasion de les réformer. 

L’établissement du calendrier de déménagement

Lorsque la décision de déménager est acquise par tous et que les nouveaux bureaux ont été trouvés, il vous faudra définir clairement le projet de déménagement étape par étape. Ce projet implique en effet l’accomplissement de tâches administratives, logistiques et financières.

Les tâches administratives concernent les abonnements que l’entreprise a effectués comme l’électricité, l’eau, Internet, l’assurance, etc. Cette précaution vise à prévenir certaines administrations ou entreprises avec lesquelles vous avez des relations de votre changement d’adresse. Informez aussi vos autres partenaires de votre changement d’adresse.

Les tâches logistiques sont relatives au déménagement proprement dit. Pour accomplir ces tâches avec célérité et méthode, il faut toujours programmer une installation service par service. À cet effet, établissez un calendrier de déménagement journalier.

Cette méthode vous permettra de rester dans le délai du préavis que vous avez déposé auprès de votre ancien bailleur.

Les formalités juridiques liées au déménagement d’entreprise

Le déménagement de siège social entraîne systématiquement une actualisation de l’immatriculation de la société et de son numéro auprès de l’administration concernée. Le transfert de siège social implique dans de nombreux cas une modification du statut juridique.

Pour accomplir les formalités de modifications, la décision des organes de direction habilités à se prononcer doit être apportée. La procédure connaît des variations selon la nature de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une SARL, d’une SAS ou d’une SCI, les formalités connaissent de légères modifications.